شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب تولید شده توسط شرکت مایکروسافت است که به افزایش کارایی و کاهش هزینه ها در سازمان ها کمک می‌کند. به این دلیل می‌گوییم پلتفرم چون شیرپوینت مجموعه‌ای از تکنولوژی‌ها و نرم افزارهای مختلف است و یک نرم افزار ساده نیست! در واقع شیرپوینت یک ابزار چند منظوره بوده و امکانات مختلفی را در اختیار شما قرار دهد که می‌توان بسته به نیاز سازمان از ویژگی‌های مختلف آن استفاده کرد. تحت وب بودن به این معنی است که برای استفاده از شیرپوینت قرار نیست افراد سازمان شما نرم افزاری روی کامپیوتر خود نصب کنند و تنها کافیست از طریق یک مرورگر مانند اینترنت اکسپلورر یا فایرفاکس به آن دسترسی پیدا کنند و از این طریق شیرپوینت همه‌ی افراد سازمان شما را در هر کجا که باشند به هم گره خواهد زد!
شیرپوینت چه کارهایی می‌تواند انجام دهد ؟
بطور کلی شیرپوینت می‌تواند پورتال‌ها و درگاه‌هایی فراهم کند که افراد سازمان شما بتوانند بنا به دسترسی‌هایی که برایشان تعریف شده به آن متصل شوند و به تعاملات کاری خود بپردازند مثل اینکه همه آنها در کنار هم قرار دارند. حال می‌توان بنا به نیاز، قسمت‌های مختلفی را برای افراد مختلف در این پرتال‌ها قرار داد. شما می‌توانید از ویژگی مدیریت محتوای شیرپوینت استفاده کنید و کلیه محتوای سازمان خود با فرمت‌های گوناگون مانند Word، Excel، Power point، PDFو … را در آن قرار داده و از ویژگی‌هایی مانند ویرایش همزمان چند نفر، نسخه بندی فایل‌ها، سطوح دسترسی، گروه‌بندی، فیلتر کردن و … استفاده کنید. از طرف دیگر از ویژگی جستجوی قوی شیرپوینت استفاده کنید و در کلیه اطلاعات سازمان خود براحتی جستجوهای پیشرفته انجام دهید. مثلاً جستجوی قراردادهایی که با یک سازمان خاص منعقد کرده‌اید یا اسنادی که مربوط به یک ماه خاص از سال می‌باشند یا مستنداتی که توسط یک کارمند خاص شما ویرایش شده‌اند یا هرگونه پالایشی که به آن نیاز دارید. از دیگر امکانات شیرپوینت می‌توان به امکان الکترونیکی کردن فرم‌های کاغذی موجود و اتوماسیو‌ن‌سازی فرآیندها و روال‌هایی که این فرم‌های طی می‌کنند، اشاره کرد. فرآیندهایی مانند فرآیندهای مرخصی، ماموریت، گرفتن تاییدیه های مدیران. از جذابترین توانایی‌های شیرپوینت ویژگی هوشمندی تجاری می‌باشد که بوسیله آن می‌توانید گزارشهای مختلف ازاطلاعات و عملکردهای بخش‌های مختلف سازمانتان در بطور خودکار و در یک محل، بصورت متمرکز به شما ارائه دهد.
علاوه بر ویژگی‌های گفته شده شیرپوینت این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید بسته به نیازتان سیستم‌های سفارشی را برای سازمان خود ایجاد کنید مانند سیستم‌های مدیریت‌پروژهای سازمان، مدیریت قراردادها، مدیریت مناقصات، مدیریت دانش، مدیریت درخواست‌ها و خدمات پشتیباتی فنی، مدیریت ارزیابی آموزشی پرسنل و … .
شیرپوینت چه مزیتی برای سازمان‌ها دارد؟
می‌توانیم بگوییم:
- شیرپوینت سازمان را یکپارچه می‌کند.
- شیرپوینت جریان فرآیندهایی کاری را تسریع می‌کند.
- شیرپوینت کنترل و نظارت را افزایش می‌دهد.
- شیرپوینت کارهای تکراری را حذف می‌کند.
- شیرپوینت امنیت اطلاعات را افزایش می‌دهد.
- شیرپوینت باعث افزایش کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری می‌شود.
- شیرپوینت تعاملات و همکاری‌ها را موثرتر می‌کند.
- شیرپوینت پاسخ به نیازهای سازمانی را تسریع می‌کند.
- شیرپوینت کاغذبازی‌ها را کاهش می‌دهد.
- شیرپوینت دسترسی و کار بر روی اطلاعات رابطور فرامرزی فراهم می‌کند.
بطور کلی می‌توانیم بگوییم که شیرپوینت یک ابزار تسهیل‌ساز درون‌سازمانی است که باعث افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها خواهد شد.
چگونه اطلاعات بیشتری کسب کنیم؟
مطالب فوق معرفی مختصری برای آشنایی اولیه با این سیستم بوده و در صورتی که برای تصمیم‌گیری بهتر نیاز به اطلاعات بیشتری دارید می‌توانید با برقراری ارتباط با دپارتمان پاد درخواست طرح معرفی کاربردی شرپوینت برای سازمان ها را داده و پیرو آن جلسات مورد نظر در محل‌پردیس یا سازمان شما برگزار خواهد شد. شرکت در این طرح به شما خواهد گفت که شیرپوینت بطور کلی چه کاربردهایی دارد. علاوه بر این در صورت لزوم با اجرای طرح رایگان ارزیابی شیرپوینت برای سازمان شما، ما این امکان را به شما خواهیم داد بدانید شیرپوینت چه کاربرد دقیقی برای شما دارد و چه مشکلاتی را در سازمان شما می‌تواند حل کند که طی آن کارشناسان ما با حضور در محل به نیازسنجی اولیه و بررسی وضعیت موجود پرداخته و نتیجه را در قالب مستندات و پیشنهاداتی مکتوب به شما اعلام خواهند کرد.
نحوه‌ی استقرار سیستم چگونه خواهد بود؟
پس از اعلام نتیجه بررسی اولیه و اظهار تمایل شما برای استفاده از مزایای سیستم فوق، نحوه استقرار طی مراحل زیر خواهد بود:
– نیازسنجی دقیق
– پیاده‌سازی اولیه
– تست و بازخور
– پیاده‌سازی نهایی
– آموزش
– پشیبانی
نحوه‌ی آموزش به چه شکل خواهد بود؟
در خصوص آموزش سیستم و پیاده‌سازی فرهنگ استفاده درست از سیستم اعتقاد ما بر این است که:
“این مهم نیست چقدر ابزار در اختیار دارید، اگر ندانید چگونه از آن استفاده کنید هیچ وقت کافی نخواهند بود”
تجربه‌ی ما در سازمان‌های مختلف به ما نشان داده است که بدون استفاده صحیح از این محصول نمی‌توان از مزایای آن بطور کامل بهره برد که این امر نیازمند آموزش صحیح می‌باشد. پس با توجه به اهمیت این موضوع بعد از پیاده‌سازی کامل، یک سیستم آموزشی موثر با ارزیابی آموزشی برای پروژه طراحی و اجرا خواهد شد بگونه‌ای که مدیران بتوانند از وضعیت آموزش پرسنل و بازخوردهای آن آگاهی کامل پیدا کنند.
آیا پس از راه اندازی شما تنها خواهید بود؟
به هیچ عنوان! بعد از طی شدن مراحل استقرار کامل و آموزش، تیم فنی پاد به صورت تلفنی، از راه دور و یا حضوری برای رفع مشکلات احتمالی یا مشاوره در کنار شما خواهند بود تا بتوانید تجربه بهتری از داشتن شیرپوینت در سازمانتان را داشته باشید.
